Je gegevens

Alleen wat nodig is voor je persoonlijke Odoo-verbinding.

Wie doet wat?

Cognima BV is verantwoordelijke voor account-, contact- en contractgegevens. Voor dossiergegevens verwerken we in jouw opdracht. Je organisatie blijft verantwoordelijk voor de wettelijke boekhouding in Odoo. De verwerkersafspraken hieronder horen bij de dienst; voor betaald gebruik ondertekenen we ze samen met de offerte.

Wat verwerken we?

E-mailadres, persoonlijke toegang, gekoppelde onderneming, versleutelde Odoo-sleutel, tijdelijke documentbronnen en het auditbewijs van opdrachten. Alleen jouw geautoriseerde AI-client en onze server verwerken die gegevens voor de gevraagde actie. Onze medewerkers krijgen alleen toegang voor noodzakelijk beheer of support, onder vertrouwelijkheid. We trainen geen model op je administratie.

Bewaren en verwijderen

Tijdelijke uploadbronnen verlopen na 48 uur; originelen die je toevoegt blijven in Odoo. OAuth-toegang duurt één uur en wordt binnen een geldige verbinding maximaal 30 dagen vernieuwd. Na ontkoppelen zijn bestaande grants direct ongeldig. Auditbewijs bewaren we tijdens de dienstverlening en maximaal zeven jaar voor controle en geschillen; toegangsgegevens verwijderen we binnen 30 dagen na een geverifieerd verwijderverzoek. Versleutelde dagelijkse herstelkopieën verlopen na 35 dagen. Wettelijk vereiste originele documenten bewaar je in Odoo; Afgepunt is geen wettelijk archief.

Verwerkersafspraken

Doel: uitvoering en verificatie van jouw boekhoudopdrachten. Categorieën: identificatie-, contact-, factuur- en betaalgegevens van je organisatie, leveranciers, klanten en medewerkers. Duur: de overeenkomst en de genoemde verwijdertermijnen. We verwerken uitsluitend op gedocumenteerde instructie, beperken toegang, melden een vastgestelde datalek zonder onredelijke vertraging, helpen bij rechtenverzoeken en leveren op redelijk verzoek relevant controlebewijs. Onrechtmatige instructies melden we. Na beëindiging kun je gegevens laten retourneren en verwijderen, behalve waar bewaring verplicht is.

Subverwerkers: Supabase (database en persoonlijke login; projectregio Ierland), Vercel (hosting; toepassing Frankfurt), Resend (transactionele e-mail). Je kiest zelf Odoo en je AI-aanbieder en hun voorwaarden. Dienstverleners kunnen buiten de EER ondersteunende verwerking uitvoeren volgens hun gepubliceerde contractuele waarborgen. Materiële wijzigingen in subverwerkers melden we vooraf met gelegenheid tot gemotiveerd bezwaar. Geen verkoop van gegevens of advertentiecookies.

Voor inzage, export, correctie, verwijdering, verwerkersafspraken of een privacy-incident: leonardverhamme@cognima.eu. Je kunt ook de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit aanspreken.

Account aanmaken